1. Pendahuluan

Delta Attendance (sebelumnya "HADIR Attendance") ("Aplikasi", "Layanan") adalah aplikasi absensi karyawan berbasis SaaS multi-tenant yang dikembangkan dan dioperasikan oleh ALURWEB Digital Solutions ("ALURWEB", "kami") untuk perusahaan-perusahaan pelanggan di Indonesia.

Setiap perusahaan yang berlangganan Delta Attendance ("Customer Organization" atau "Perusahaan Pelanggan") memiliki tenant data tersendiri yang terisolasi melalui Row-Level Security. Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana data pribadi karyawan Customer Organization dikumpulkan, digunakan, disimpan, dibagikan, dan dilindungi saat menggunakan Aplikasi.

Peran Pemrosesan Data:

Pengendali Data (Data Controller): masing-masing Customer Organization (perusahaan pelanggan) — pemilik dan penentu tujuan pemrosesan data karyawannya sendiri.
Pemroses Data (Data Processor): ALURWEB Digital Solutions — penyedia teknis yang memproses data atas instruksi masing-masing Customer Organization berdasarkan Perjanjian Pemrosesan Data (Data Processing Agreement).

Aplikasi ini ditujukan untuk karyawan perusahaan-perusahaan yang berlangganan Delta Attendance. Karyawan dibuatkan akun oleh administrator HR perusahaan masing-masing — bukan pendaftaran mandiri.

2. Dasar Hukum

Pemrosesan data pribadi dalam Aplikasi tunduk pada:

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP).
Peraturan Pemerintah Pelaksana UU PDP yang berlaku.
Kebijakan internal masing-masing Customer Organization terkait kepegawaian dan keabsahan jam kerja.
Apple App Store, Google Play Data Safety, dan Developer Program Policies yang berlaku.

Dasar hukum pemrosesan: (a) Pelaksanaan kontrak kerja antara karyawan dan Customer Organization, dan (b) Kepentingan sah Customer Organization dalam administrasi kepegawaian.

3. Data yang Dikumpulkan

3.1 Data Identitas Karyawan

Nama lengkap
ID Karyawan / NIK Karyawan
Email perusahaan
Nomor telepon (opsional)
Jabatan, departemen, shift kerja
Foto profil

3.2 Data Lokasi (Sensitif)

Koordinat GPS (latitude, longitude) saat check-in dan check-out.
Akurasi lokasi (radius meter).
Hasil verifikasi geofence: di dalam atau di luar area kerja.
Lokasi hanya diambil saat aksi absensi (scan QR check-in/check-out) dan saat admin menyetel titik cabang — diambil di foreground ketika pengguna sedang membuka aplikasi.
Aplikasi tidak melacak posisi karyawan di latar belakang (background) maupun secara terus-menerus 24/7. Tidak ada pemantauan geofence berkelanjutan atau auto check-out otomatis.

3.3 Data Absensi

Tanggal & waktu check-in / check-out
Status absensi: hadir, terlambat, izin, sakit, cuti
Permohonan izin/cuti dan persetujuan/penolakan
Hasil scan QR code cabang (untuk verifikasi kehadiran)
Catatan administratif

3.4 Data Perangkat

Model & versi sistem operasi (Android / iOS)
Identifier perangkat (device ID) untuk mencegah login ganda
Versi aplikasi
Token notifikasi push (Firebase Cloud Messaging)
Log error & crash (anonim, tanpa data pribadi)

3.5 Data Login

Email & password (password disimpan dalam bentuk hash, tidak pernah dalam teks asli)
Token sesi (session token) berbasis JWT
Riwayat login & logout

3.6 Data Foto / Lampiran Dokumen Medis

Ketika karyawan mengajukan permohonan izin sakit ("Sakit"), Aplikasi opsional memungkinkan — dan wajib untuk jenis izin Sakit — pengunggahan foto surat keterangan dokter (surat izin sakit) sebagai bukti pendukung.

Sumber data: Foto diambil dari kamera perangkat atau dipilih dari galeri foto.
Konten: Gambar surat keterangan dokter / bukti medis yang diserahkan karyawan.
Penyimpanan: Diunggah ke bucket penyimpanan privat leave-attachments di Supabase Inc. (server: Australia/Sydney, region ap-southeast-2 — lihat §12).
Pengendalian akses: Dilindungi dengan Row-Level Security (RLS) — hanya karyawan yang bersangkutan dan administrator/atasan yang berwenang yang dapat mengakses file tersebut.
Retensi: Disimpan selama masa aktif catatan permohonan izin tersebut. Apabila catatan izin dihapus dari sistem, lampiran foto turut dihapus secara permanen.
Tujuan: Semata-mata untuk proses verifikasi dan persetujuan izin sakit oleh HR / atasan. Tidak digunakan untuk tujuan lain apa pun.
Tidak ada pemrosesan biometrik: Foto tidak dianalisis secara otomatis; tidak ada pengenalan wajah atau ekstraksi biometrik.

Pengumpulan foto ini merupakan data yang disediakan secara sukarela oleh karyawan sebagai bagian dari proses pengajuan izin sakit.

4. Cara Pengumpulan Data

Data dikumpulkan melalui:

Input langsung karyawan saat registrasi awal & login.
Sensor perangkat — kamera (scan QR code cabang untuk absensi; pengambilan foto bukti izin sakit), GPS (lokasi), saat karyawan melakukan aksi di foreground.
Galeri foto / kamera — foto surat keterangan dokter yang dipilih atau difoto oleh karyawan saat mengajukan permohonan izin Sakit (lihat §3.6).
Sistem otomatis — log waktu, device info, notification token, crash report.
Administrator HR Customer Organization yang mendaftarkan data karyawan ke sistem.

5. Tujuan Penggunaan Data

Data digunakan eksklusif untuk:

Tujuan	Data yang Digunakan
Verifikasi absensi via QR	Hasil scan QR code + waktu; identitas dikonfirmasi via JWT login
Validasi kehadiran di lokasi kerja	Koordinat GPS, geofence
Pencatatan jam kerja & laporan administrasi	Data absensi, identitas karyawan
Verifikasi & persetujuan permohonan izin sakit	Foto surat keterangan dokter (lampiran izin Sakit)
Notifikasi pengingat shift, persetujuan izin	Token notifikasi, jadwal shift
Audit & laporan ke manajemen Customer Organization	Seluruh data absensi
Keamanan akun & pencegahan akses tidak sah	Data login, device ID
Perbaikan & pemeliharaan aplikasi	Crash report anonim

Data TIDAK digunakan untuk:

Iklan komersial atau profiling marketing.
Dijual ke pihak ketiga.
Pelacakan lokasi di luar jam kerja atau tanpa aksi absensi.
Tujuan apa pun di luar administrasi kepegawaian Customer Organization yang berlangganan layanan.

6. Pembagian Data ke Pihak Ketiga

Data karyawan hanya dibagikan kepada:

6.1 Customer Organization (Pengendali Data)

Sebagai Pengendali Data, masing-masing Customer Organization dapat mengakses seluruh data karyawan dalam tenant-nya sendiri melalui dashboard administrator. Row-Level Security mencegah Customer Organization mana pun melihat data karyawan Customer Organization lain.

6.2 Penyedia Infrastruktur Teknis (Sub-processor)

Untuk pengoperasian Aplikasi, data diproses pada layanan cloud berikut, yang terikat kontrak perlindungan data:

Supabase Inc. — basis data, autentikasi, & penyimpanan file (server: Australia/Sydney, region ap-southeast-2).
Google LLC (Firebase Cloud Messaging) — pengiriman notifikasi push.
Google LLC (Google Play Services) — distribusi aplikasi.

6.3 Pengecualian Hukum

Data dapat diungkapkan jika diwajibkan oleh:

Putusan pengadilan atau perintah resmi otoritas berwenang Republik Indonesia.
Penegakan hukum sesuai prosedur UU PDP.

Data TIDAK dibagikan kepada pihak ketiga lain untuk tujuan komersial, iklan, atau analitik di luar yang disebutkan di atas.

7. Retensi Data

Jenis Data	Periode Retensi
Data identitas karyawan aktif	Selama karyawan masih bekerja di Customer Organization terkait
Data identitas karyawan resign	Maksimum 5 tahun setelah resign (untuk kepentingan audit pajak & ketenagakerjaan)
Riwayat absensi	5 tahun (sesuai retensi dokumen ketenagakerjaan)
Foto lampiran dokumen medis (surat keterangan dokter)	Selama catatan permohonan izin terkait masih aktif; dihapus permanen bersama catatan izin
Log lokasi GPS	1 tahun
Log error / crash anonim	30 hari
Token sesi	Hingga logout atau 30 hari tidak aktif

Setelah masa retensi berakhir, data dihapus permanen dari database produksi dan backup, kecuali diwajibkan disimpan lebih lama oleh hukum.

8. Keamanan Data

ALURWEB menerapkan langkah-langkah keamanan teknis dan organisatoris:

Teknis

Enkripsi data dalam transit: TLS 1.2+ (HTTPS) untuk semua koneksi.
Enkripsi data saat istirahat: AES-256 pada penyimpanan database Supabase.
Row-Level Security (RLS): karyawan hanya bisa mengakses data miliknya sendiri; administrator hanya data dalam lingkup organisasinya.
Autentikasi multi-faktor tersedia opsional untuk akun administrator.
Hashing password: algoritma bcrypt (cost factor ≥10).
Token sesi berbasis JWT dengan masa berlaku terbatas dan rotasi otomatis.
Validasi server-side pada setiap permintaan; client-side validation tidak diandalkan untuk otorisasi.
Audit log untuk akses administrator.

Organisatoris

Akses developer ALURWEB ke database produksi dibatasi & dicatat.
Kontrak Pemroses Data ditandatangani dengan setiap Customer Organization yang berlangganan.
Tidak ada developer yang menyimpan kredensial produksi di mesin lokal tanpa enkripsi.

Meskipun demikian, tidak ada sistem yang 100% aman. Pengguna dianjurkan menjaga kerahasiaan password.

9. Hak Pengguna (Karyawan)

Berdasarkan UU 27/2022 tentang Pelindungan Data Pribadi, karyawan berhak:

Mengakses data pribadinya yang tersimpan dalam Aplikasi.
Memperbaiki data yang tidak akurat (melalui administrator HR Customer Organization).
Menghapus data setelah berakhirnya hubungan kerja (sesuai jadwal retensi).
Menarik persetujuan atas pemrosesan data tertentu (catatan: penarikan persetujuan absensi dapat berdampak pada kewajiban kerja).
Membatasi pemrosesan dalam kondisi tertentu.
Portabilitas data — mengekspor data pribadi dalam format yang dapat dibaca.
Mengajukan keluhan kepada Otoritas Pelindungan Data Pribadi RI.

Permintaan terkait hak di atas dapat diajukan melalui:

HR / Administrator Customer Organization tempat karyawan terdaftar (jalur utama)
ALURWEB Support — admin@alurweb.com (sebagai pemroses teknis)

Respons akan diberikan dalam maksimum 30 hari kerja sesuai UU PDP.

10. Izin Aplikasi yang Diminta

Aplikasi meminta izin Android berikut, semuanya esensial untuk fungsi absensi:

Izin	Tujuan	Dapat Dinonaktifkan?
CAMERA	Memindai QR code cabang untuk verifikasi absensi	Tidak — absensi tidak berfungsi
ACCESS_FINE_LOCATION	Verifikasi GPS di area kerja saat absensi	Tidak — absensi tidak berfungsi
ACCESS_COARSE_LOCATION	Fallback lokasi presisi rendah	Tidak
INTERNET	Sinkronisasi data ke server	Tidak — wajib
POST_NOTIFICATIONS	Pengingat shift & status persetujuan izin	Ya, opsional

Aplikasi tidak meminta izin background location (ACCESS_BACKGROUND_LOCATION) maupun foreground-service-location — lokasi hanya diakses di foreground saat aksi absensi. Tidak ada pelacakan 24/7 maupun auto check-out otomatis.

11. Pengguna di Bawah Umur

Aplikasi ini hanya untuk karyawan dewasa (18 tahun ke atas) Customer Organization. Aplikasi tidak ditujukan untuk anak-anak, dan kami tidak secara sadar mengumpulkan data dari individu di bawah 18 tahun.

Jika kami mengetahui data anak di bawah umur masuk ke sistem, data akan dihapus segera.

12. Transfer Data Lintas Negara

Data dapat diproses di server Supabase yang berlokasi di Australia/Sydney (region: ap-southeast-2). Transfer ini:

Dilindungi oleh kontrak standar perlindungan data antara ALURWEB dan Supabase.
Memenuhi syarat transfer data lintas negara berdasarkan UU PDP RI.
Menggunakan enkripsi end-to-end dalam transit.

13. Cookies & Pelacakan

Aplikasi mobile ini tidak menggunakan cookies. Identifier perangkat (device ID) yang digunakan untuk autentikasi bukan untuk pelacakan iklan dan tidak dibagikan ke jaringan iklan.

14. Perubahan Kebijakan Privasi

Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu. Perubahan signifikan akan diberitahukan melalui:

Notifikasi dalam Aplikasi
Email ke alamat terdaftar
Pengumuman di halaman ini

Tanggal "Berlaku Efektif" di bagian atas akan diperbarui setiap revisi. Penggunaan Aplikasi setelah revisi menandakan persetujuan terhadap kebijakan baru.

15. Kontak

Pertanyaan, keluhan, atau permintaan terkait privasi data dapat ditujukan kepada:

Pengendali Data

Pengendali Data adalah masing-masing Customer Organization tempat karyawan terdaftar. Detail kontak Pengendali Data (alamat, person in charge data privacy) tersedia melalui administrator HR perusahaan terkait.

Karyawan yang ingin menghubungi Pengendali Data dapat menanyakan ke HR perusahaan tempat mereka bekerja. Daftar Customer Organization yang aktif berlangganan Delta Attendance tidak kami publikasikan untuk menjaga kerahasiaan kontrak komersial.

Pemroses Data Teknis

ALURWEB Digital Solutions

Email: admin@alurweb.com
WhatsApp: +62 851-9065-5485
Website: https://alurweb.com
Alamat: Sangatta, Kutai Timur, Kalimantan Timur, Indonesia

Otoritas Pengawas

Karyawan berhak mengajukan keluhan kepada Otoritas Pelindungan Data Pribadi Republik Indonesia apabila merasa hak privasinya tidak dipenuhi.

Kebijakan Privasi ini disusun untuk memenuhi kewajiban transparansi berdasarkan UU 27/2022 dan persyaratan privasi Apple App Store serta Google Play Data Safety.